Protection des Données

1.RESPONSABLE. QUI TRAITERA MES DONNÉES ?

ERGO SEGUROS DE VIAJE EUROPAÏSCHE REISEVERSICHERUNG AG, SUCURSAL EN ESPAÑA (ci-après dénommée, ERGO), titulaire du CIF W0040918E et dont le siège social est, Av. Isla Graciosa, 1, 28703 San Sebastián de los Reyes, Madrid. Contactez-nous par courrier électronique au Service Clientèle : se.ejaivedsoruges-ogre@dpd ou au 91 344 17 37

Le Délégué de Protection des Données (ci-après dénommé, DPD) est la personne chargée de protéger votre vie privée au sein de notre entreprise. Si vous souhaitez le contacter, vous pouvez le faire en lui écrivant à se.ejaivedsoruges-ogre@dpd ou par courrier envoyé à l’adresse sus-indiquée, après avoir indiqué en référence « Délégué de Protection des Données ».

2.TRAITEMENTS COMPATIBLES

Nous ne traiterons vos données que pour respecter les obligations assumées par contrat ou demande de police ainsi que pour améliorer notre prestation ou nos services, et toujours en fonction de vos besoins. Ces fins complémentaires requièrent selon les cas, que vous y ayez donné votre consentement, que vous ne vous y soyez pas opposé ou qu’il existe un « intérêt légitime » au traitement. Vous trouverez la définition d’intérêt légitime ci-après.

3.FINS AUXQUELLES MES DONNÉES SERONT UTILISÉES

3.1.Les traitements nécessaires au respect des règles et des contrats ou demandes.

Vos données sont utilisées pour :

• Respecter le régime juridique (lois et autres règlements), impliquant dans certaines occasions de céder les données aux autorités et, parmi celles-ci, à la Direction générale des assurances (en cas d’inspection ou de jugement dicté à la suite de plaintes ou réclamations déposées auprès de celle-ci) et au Service public de l’administration fiscale.
• Répondre aux demandes de souscription et donner suite aux contrats d’assurance concernés.
• Fixer la prime d’assurance et, pour cela, réaliser une analyse reposant sur la durée du voyage souscrite et la destination ou sur les informations fournies lors de la souscription, soit directement, soit à travers le preneur. Par exemple, plus longue sera la durée ou la distance, si le lieu est plus éloigné des agglomérations, plus l’assurance sera chère car le coût impliqué par l’assistance médicale, ou autre, à vous apporter sera également plus conséquent. Cela implique de créer des profils et des décisions automatiques.
• Les règlements nous obligent à fournir certaines informations comptables et nous devons, à cet égard, élaborer des profils et prendre des décisions automatiques qui nous permettent d’analyser les probabilités de survenance d’un sinistre, ce pourquoi nous avons besoin de vos données à des fins statistiques.
• Nous devons également lutter contre la fraude en réalisant des traitements incluant des profils ou des décisions automatiques nécessaires aux obligations imposées par le règlement ou encore réaliser des recherches et des expertises nécessaires à l’analyse du règlement des sinistres.
• Dans certains cas, nous devons également collecter et archiver les enregistrements des appels téléphoniques, si besoin est.
• En outre, et si besoin est, nous devons mettre à jour vos données principales (données d’identification et autres impératives lors de la souscription d’un contrat), les compléter ou les corriger d’après les fichiers publics (registres publics, cadastre ou informations publiées et destinées au public) afin de satisfaire aux obligations d’identification et autres qui seraient applicables.
• Si vous agissez à travers une personne morale, ou d’un tiers, vos données de contact seront également utilisées dans le cadre de la relation juridique.
• La ley nos habilita, para poder cumplir con la póliza de seguros, a estos tratamientos y así:
• • Déterminer et gérer l’assistance médicale nécessaire ou encore les indemnisations, le cas échéant, qui devraient être acquittées par ERGO.
  • Verser aux prestataires de santé (hôpitaux, médecins, opérateurs, etc.) ou rembourser à l’assuré ou à ses bénéficiaires, les frais d’assistance médicale encourus dans le cadre de la police.
  • Par ailleurs, dans le cas d’ERGO, il faut savoir que celle-ci constitue un groupe, impliquant l’impératif de communiquer les données personnelles entre entreprises du groupe, afin de se plier aux obligations de supervision dictées par la loi. Il s’agit normalement de données anonymisées ou pseudonymisées. Dans la section destinataires, vous pourrez approfondir vos informations sur le groupe.
  • Enfin, la loi nous autorise également à communiquer aux compagnies de réassurance, le cas échéant, les données strictement nécessaires à la signature du contrat de réassurance en vertu de l’article 77 de la loi 50/1980, du 8 octobre, relative aux Contrats d’assurance ou à la réalisation des opérations connexes, à savoir la réalisation d’études statistiques ou actuarielles, d’analyses des risques ou de recherches pour les clients ou toute autre activité associée ou dérivée de la branche de réassurance.
• Si la législation nous y oblige, des tests d’adéquation et de pertinence seront réalisés pour la souscription de certains produits.

3.2.Les traitements complémentaires fondés sur un intérêt légitime sont destinés à vous fournir un service personnalisé et à améliorer nos produits et services.

À cet égard, vous serez toujours autorisé à exercer à tout moment votre droit d’opposition. Ces traitements, dès lors que vous êtes client de la compagnie, visent à :

• Envoi de communications commerciales relatives aux polices d’assurance, dans vos propres expectatives raisonnables de confidentialité (par exemple, produits semblables à ceux souscrits), par quelque moyen que ce soit, y compris appel téléphonique, courrier ordinaire et courrier électronique, sms, moyen de communication équivalent ou message affiché pendant la navigation.
• Cession de vos données dans le cadre de la prévention de la fraude et la création de fichiers communs, conformément à la loi, ainsi que pour garantir la sécurité de nos réseaux et de notre information.
• La transmission de vos données personnelles au groupement d’entreprises et aux sociétés liées, uniquement à des fins administratives internes, incluant le traitement des données des clients. Vous pourrez consulter les entreprises qui composent le groupe ERGO dans la section Destinataires.
• Mise à jour de vos principales données (données d’identification et autres impératives lors de la souscription d’un contrat), les compléter ou les corriger d’après les fichiers publics (registres publics, cadastre ou informations publiées et destinées au public) à des fins commerciales et de maintien de notre relation commerciale.
• Création de modèles de comportement à travers des données anonymisées et pseudonymisées afin de générer de nouveaux produits ou services, les améliorer ou améliorer l’accueil de nos clients.
• Réalisation d’enquêtes de satisfaction au sujet des produits et des services souscrits.
• Les données de contact des personnes morales, concernant le domicile professionnel, seront également traitées en se fondant sur l’intérêt légitime, dans l’optique de maintenir des relations commerciales ou autres, quelle que soit leur nature, avec la personne morale pour laquelle les services seraient réalisés. Il en sera de même pour les données concernant les entrepreneurs individuels lorsqu’elles ne se réfèreront qu’à ceux-ci et ne seront pas destinées à établir une relation avec eux en tant que personne physique.

3.3.Il peut également s’agir de traitements volontaires fondés sur votre consentement et bénéficiant de votre accord spécifique.

Consentement qui peut être révoqué à tout moment sans aucun préjudice. Parmi ces traitements, citons :

• L’utilisation de « cookies » ou autres dispositifs destinés à améliorer la navigation, dont vous pourrez obtenir de plus amples informations à travers la « politique de cookies » qui s’affichera pour pouvoir être acceptée avant d’entamer la navigation et que vous pourrez consulter sur notre page web www.ergo-segurosdeviaje.es.
• La géolocalisation de votre position, lorsque vous y donnez votre consentement pour la prestation d’un service qui l’exige ainsi, sous la forme adaptée au dispositif que vous utilisez, ou l’application mobile correspondante. Comme vous le savez, vous bénéficiez de notre assistance pendant votre voyage via l’application « Travel&Care ». Pensez à la télécharger quand vous le souhaitez.
• Les autres traitements auxquels vous pourriez donner votre consentement dans l’avenir, ceux bénéficiant de votre confiance, comme par exemple l’inclusion de vos données aux canaux de fidélisation, enquêtes promotionnelles, tirages au sort ou avantages spéciaux destinés aux clients.

4.PROFILAGES ET DÉCISIONS AUTOMATIQUES. POURQUOI ET À QUELLES FINS SONT-ELLES UTILISÉES ?

Profiler consiste à utiliser vos données personnelles pour évaluer certains aspects vous concernant. Chez ERGO, nous n’évaluons que les données concernant directement le voyage et le reste des données fournies comme par exemple l’âge, pour fixer la prime de l’assurance et procéder aux estimations comptables. Mais aussi, dépendant de votre accord ou votre opposition, pour adapter les offres à vos besoins spécifiques.

Ces profils permettent d’adopter des décisions de manière totalement informatisée, sans intervention humaine car elles nous permettent d’adopter des décisions homogènes, identiques pour tous, et qui tiennent compte de données objectives ou de propensions. Quoi qu’il en soit, dans ces cas précis, si une décision vous affectait de manière significative, vous seriez dans votre droit de demander que votre cas soit traité par une personne, à exprimer votre avis et à contester cette décision étant donné que notre souhait est de vous informer de la manière la plus efficace possible. S’il en est ainsi, veuillez-vous adresser à notre DPD ou au Service Clientèle.

5.DÉLAIS. COMBIEN DE TEMPS CONSERVERONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Sauf si vous y donnez votre consentement, nous conserverons uniquement vos données pendant toute la durée où vous serez client ou que durera notre relation commerciale. À partir de cette date, vos données seront conservées dûment protégées (autrement dit à disposition des autorités compétentes et aux fins de défense de l’entreprise) et uniquement celles nécessaires aux opérations et aux transactions réalisées pour pouvoir répondre aux éventuelles réclamations pendant toute la durée des délais légaux. Normalement, les délais applicables sont fixés à 10 ans en vertu de la loi relative à la prévention contre le blanchiment de capitaux, si celle-ci est applicable, à 5 ans en cas de réclamation associée aux polices d’assurance voyage, qui incluent les dommages sur les personnes ou encore à 2 ans pour celles portant sur les dommages matériels. Passés ces délais, vos données seront définitivement éliminées.

Si vous vous êtes inscrit sur notre page web, nous conserverons vos données tant que vous y êtes enregistré afin d’éviter que vous ayez à ressaisir de nouveau ces données pour la souscription d’autres polices ou la déclaration de sinistres.

Si vous n’êtes pas client et que vous n’avez fait aucune demande de souscription, nous conserverons vos données tant que l’offre que nous vous avons faite sera actuelle, ou à défaut d’un quelconque délai, en vertu des délais légaux.

Les images captées aux fins de vidéosurveillance seront conservées pendant un mois, sauf lorsque la loi autorisera des délais autres, par exemple, si elles doivent être conservées pour justifier de la commission d’actes allant à l’encontre de l’intégrité des personnes, des biens ou des installations. Il en est de même en ce qui concerne les données d’accès aux bâtiments privés à des fins d’identification et de sécurité.

6.QUELLES DONNÉES ET TRAITEMENTS SONT OBLIGATOIRES ET QUELLES SONT LES CONSÉQUENCES DE NE PAS LES FOURNIR ?

Dans les formulaires de collecte de données, il peut y avoir des champs marqués d’un astérisque (*) et qui sont obligatoires pour la signature d’un contrat ou d’une demande associée. Ces données seront par conséquent nécessaires à ces fins et l’opération ne pourra être réalisée sans celles-ci. Le reste des données est considéré comme optionnel.

7.DESTINATAIRES. QUI POURRA VOIR MES DONNÉES ?

Uniquement ERGO, sauf si vous avez donné votre consentement à la cession de vos données ou si celle-ci est imposée par un règlement, comme c’est le cas de la Direction générale des assurances et des fonds de pensions.

En sont également destinataires, les assureurs ou réassureurs, ou tiers collaborateurs ou prestataires qui, pour des raisons de réassurance, coassurance ou de simple gestion des sinistres, interviendraient dans la gestion de la police et de ses sinistres, ainsi que les prestataires de services mais toujours conformément aux contrats et aux garanties fondés sur les modèles approuvés par les autorités. Comme le sont par exemple les experts, gestionnaires, avocats, etc. Parmi nos fournisseurs, nous comptons également sur des entreprises liées comme DKV SERVICIOS S.A., EURO-CENTER HOLDING, S.E. et sa filiale EURO-CENTER MADRID, S.A., multinationale leader dans son secteur et à travers laquelle nous proposons les services d’assistance en voyage à l’échelle mondiale. En l’espèce, EURO-CENTER peut gérer des transferts de données vers des pays n’appartenant pas à l’Union européenne ; toutefois, cela ne se produira que si vous en faites la demande car vous demandez une assistance en tant qu’assuré, dans les cas strictement nécessaires, et uniquement si vous demandez une assistance médicale ou matérielle, parmi celles que vous auriez souscrites en vertu de la police d’assurance, afin de nous permettre de respecter et d’exécuter nos engagements assumés via le contrat d’assurance. En outre, dans certains cas, nous protégeons ainsi vos intérêts vitaux ou ceux du reste des assurés.

En cas d’intérêt légitime, pour le contrôle de la fraude ou dans le cadre d’interventions administratives internes, ou lorsque vous y auriez donné votre consentement, vos données pourront être cédées à d’autres succursales d’ERGO ou entreprises du Groupe ERGO auquel nous appartenons.

Sur notre page web, vous pourrez consulter la liste des catégories de fournisseurs et des entreprises appartenant au groupe.

8.DROITS. QUELS SONT MES DROITS CONCERNANT MES DONNÉES ?

Droit d’accès afin de vérifier si ERGO traite vos données personnelles ; auquel cas, vous êtes autorisé à accéder à vos données personnelles et aux informations supplémentaires visées par l’article 15.1 du Règlement de protection des données.

Droit de rectification, afin de modifier vos données personnelles si celles-ci sont incorrectes. Vous êtes ainsi autorisé à demander que les données inexactes soient corrigées ou, le cas échéant, à exiger leur suppression lorsque, entre autres, ces données ne sont plus nécessaires aux fins auxquelles elles ont été recueillies, vous révoquez votre consentement ou, dans d’autres cas comme par exemple le souhait de compléter vos données en vertu des articles 16 et 17 du Règlement de protection des données.

Droit d’opposition, vous permettant de demander que vos données personnelles soient traitées à des fins spécifiques, notamment en ce qui concerne les traitements destinés à l’élaboration des profils ou des décisions automatiques. Dans ces cas précis, ERGO cessera de traiter vos données, sauf pour des motifs légitimes ou au regard de l’exercice ou de la défense en cas de réclamations, en vertu de l’article 21 du Règlement de protection des données.

Droit d’annulation ou suppression,, permettant de demander la suppression des données personnelles dans les cas visés par l’article 17 du Règlement de protection des données.

Droit de limitation au traitement, vous permettant d’exiger la limitation du traitement de vos données, qui seraient dès lors uniquement conservées pour l’exercice ou la défense en cas de réclamation, de réponse aux injonctions ou d’impératifs légaux.

En ce qui concerne les décisions reposant uniquement sur un traitement automatique, comportant des effets juridiques ou ayant un impact significatif et assimilables aux dits effets juridiques, vous êtes autorisé à demander l’intervention d’une personne ainsi qu’à exprimer votre avis et même à contester ladite décision.

Portabilité. Lorsque le traitement repose sur votre consentement et est réalisé par moyens informatisés, vous êtes autorisé à demander la portabilité des données fournies, pour les recevoir en format structuré, courant et permettant une lecture mécanique ou les transmettre à un autre responsable, en vertu de l’article 20 du Règlement de protection des données.

Révocation du consentement. Vous pouvez à tout moment révoquer votre consentement au traitement de vos données, sans aucune atteinte à vos droits ni préjudice.

Réclamation. Vous pouvez contacter dans tous les cas le Délégué de Protection des données de l’entreprise par courrier électronique adressé à se.ejaivedsoruges-ogre@dpd. Vous pouvez en outre présenter une réclamation auprès des autorités de contrôle compétentes en Espagne, à savoir l’Agence espagnole de protection des données, sous réserve des compétences exercées par les organismes autonomiques ou supranationaux, en vertu du Règlement de protection des données et de la règlementation nationale, compétente sur le lieu de votre résidence ou domicile.

9.DROIT. COMMENT EXERCER MES DROITS ?

Par écrit adressé à ERGO SEGUROS DE VIAJE EUROPAÏSCHE REISEVERSICHERUNG AG, SUCURSAL EN ESPAÑA sis Av. Isla Graciosa, 1, 28703 San Sebastián de los Reyes, Madrid, ou à l’adresse de courrier électronique suivante : se.ejaivedsoruges-ogre@dpd en joignant dans les deux cas, une photocopie de votre pièce d’identité ou d’un autre document officiel d’identification.

10.ORIGINE. COMMENT SONT OBTENUES MES DONNÉES ?

Si vous avez souscrit votre police sur Internet, ou si vous nous contactez pour la gestion d’un sinistre, vos données sont fournies par vous-même, ou par des tiers que vous aurez autorisés comme, par exemple, les représentants des mineurs ou personnes handicapées pour qui sont souscrites ou gérées une police, ou encore la personne réalisant la réclamation en votre nom.

En cas de polices collectives, vos principales données (prénom, noms et dans certains cas, la pièce d’identité) sont remises par le preneur ou souscripteur de la police (l’agence de voyages par exemple).

11.CATÉGORIES DE DONNÉES OBJET DES TRAITEMENTS

Données d’identification telles que le prénom, les noms, adresse, téléphones, adresses postales ou électroniques.

Concernant les « cookies », il existe une politique de cookies spécifique qui peut être consultée sur notre page web.

Données économiques et socioéconomiques, telles que l’âge, la situation familiale ou du ménage, la profession, etc., mais uniquement lorsque cela est expressément exigé.

Codes ou clés d’identification, comme les utilisateurs ou mots de passe générés pour opérer sur notre page « web » ou encore les adresses « IP » associées à une opération concrète.

Votre voix si vous utilisez le canal téléphonique pour la gestion de vos sinistres ou à d’autres fins.

12 QUELLES OBLIGATIONS AI-JE LORS DE LA COMMUNICATION DE MES DONNÉES ?

Nous considérons que les données que vous fournissez sont exactes. Veuillez s’il vous plaît nous tenir au courant des éventuelles variations qui se produiraient à cet égard. Cela est tout particulièrement important par exemple si vous changez de domicile (afin d’éviter que votre correspondance ne se perde), de courrier électronique ou de téléphone.

En outre, si vous apportez les données de tierces personnes, comme peuvent être les assurés, ou bénéficiaires, vous devrez bénéficier de leur consentement et leur communiquer les présentes clauses qui seront entendues également acceptées par ceux-ci.